Administratief medewerker stagebureau en departementale organisatie – 70%

Taakomschrijving

Ben jij een organisatietalent met een hart voor onderwijs? Wil je een sleutelrol opnemen in de ondersteuning van een dynamisch departement binnen een hogeschool? Werk je nauwkeurig, klantgericht en hou je ervan om structuur te brengen? Draag je graag bij aan een kwaliteitsvolle dienstverlening voor zowel personeel als studenten? 
Dan is deze functie jou op het lijf geschreven.

Het departement Onderwijs en Training zoekt een medewerker die autonoom administratieve, organisatorische en inhoudelijke opdrachten kan uitvoeren. Je houdt daarbij rekening met geldende afspraken, deadlines en procedures. Op deze manier zorg je mee voor een vlotte administratieve werking van het departement en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en bied je ondersteuning aan zowel lectoren als studenten. Je takenpakket is divers en uitdagend, en geen dag is hetzelfde!

Voor de lerarenopleiding Secundair Onderwijs (50%) sta je in voor:

• Het ondersteunen van de stagecoördinator bij administratieve en organisatorische taken.
  
• Het opstarten van stage- en studentendossiers en het waken over de volledigheid van de vereiste documenten.
  
• Het beheren van planningen voor stageperiodes en stage-infomomenten.
  
• Het voorbereiden van de praktische organisatie van intramurosstages.
  
• Het ondersteunen van de communicatie naar studenten, stageplaatsen en lectoren.
  
• Het beheren en opvolgen van gegevens, attesten en contracten.
  
• Het ontwerpen van materialen en documenten voor stage-infomomenten, werkveldcommissies, overlegorganen en stagebezoeken.
  
• Het deelnemen aan teammomenten en professionaliseringsinitiatieven.
  
• Het mee beheren van agenda’s en afspraken.

 Voor het departement Onderwijs & Training (20%) sta je in voor:

• Het organiseren en bijwonen van interne en externe infomomenten (soms ’s avonds of tijdens weekends, gemiddeld ± 4 keer per jaar).
  
• Het proactief opvolgen en uitvoeren van recurrente taken binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, met respect voor deadlines en planning.
  
• Het praktisch organiseren van overlegmomenten en andere activiteiten binnen de entiteit, met interne en/of externe deelnemers, en het voorzien van de nodige logistieke ondersteuning.
  
• Het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie (met studenten, collega’s en externe partners), zowel digitaal als fysiek, volgens de prioriteiten die werden afgestemd met de leidinggevende.
  
• Het reserveren en beheren van lokalen.
  
• Het opvolgen van evoluties en ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als op het vlak van regelgeving. Je wisselt ervaringen uit met collega’s, neemt deel aan opleidingen en volgt relevante wet- en regelgeving op.
  
• Het bijwonen van interne werkgroepen.
  
• Het mee beheren van agenda’s en afspraken.

Profiel

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je werkt vlot met actuele informatie- en communicatietechnologie en beschikt over een diepgaande kennis van MS Office, met specifieke expertise in Excel.
  
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
  
• Je werkt proactief en bent sterk oplossingsgericht.
  
• Je kunt zowel zelfstandig als in een team werken en besteedt zorg aan het werken met externe partners.
  
• Je werkt planmatig, klantgericht en resultaatgericht.
  
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven

• Een statutaire aanstelling, met mogelijkheid tot benoeming als ambtenaar.
• Een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema C12 tot C22.
• Een mooi pakket vakantiedagen.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om – indien organisatorisch mogelijk - 2 dagen per week van thuis te werken (met uitzondering van vrijdag).
• Gratis hospitalisatieverzekering.
• Volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.
• Een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand.
• Talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work.
• Een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen. 
  

Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool.

Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.
Je krijgt een statutaire aanstelling 70% ten vroegste vanaf 24-08-2026 en voor onbepaalde duur. 

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring).

Solliciteer

Wijze van solliciteren
Tot en met 21-06-2026 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma. 
Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectiegesprek (op campus) op vrijdag 26-06-2026 tussen 9:00 en 12:30 uur. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.