Stafmedewerker Bestuursondersteuning – 100%

Taakomschrijving

Als stafmedewerker bestuursondersteuning maak je deel uit van de dienst Strategische Coördinatie en Kwaliteit, een dienst van de Algemeen Directeur. Deze dienst bewaakt de strategische koers, de performantie en de kwaliteit van onze organisatie en ons onderwijsaanbod. Jij zorgt ervoor dat onze bestuursprocessen efficiënt en transparant verlopen en dat genomen beslissingen correct worden vastgelegd, gecommuniceerd en toegankelijk zijn voor iedereen in de organisatie.

Je bent de administratieve spil in het interne besluitvormingsproces en zorgt dat alles van voorbereiding tot opvolging van de formele bestuursprocessen perfect georganiseerd is. Concreet betekent dit:

• Organisatie en planning:
  Je beheert de jaarplanning van de bestuurs- en overlegorganen en stemt overleg en beslissingsstromen op elkaar af. Je plant vergaderingen,stelt agenda’s op en zorgt dat alle deelnemers tijdig beschikken over de juiste documenten.
  
  
• Redactie, kwaliteitsbewaking en transparante informatievoorziening:
  Je neemt de (eind)redactie van stukken voor besluitvorming op en bewaakt de kwaliteit van beleidsdocumenten. Je stelt verslagen op, zorgt voor correcte besluiten en coördineert de interne verspreiding van verslagen en beslissingen.
  
  
• Documentbeheer en archivering:
  Je beheert en archiveert de bestuurlijke informatie en documentatie, zodat alles correct en toegankelijk wordt bewaard.
  
  
• Compliance en regelgeving:
  Je ziet toe op de bestuurlijke en administratieve verplichtingen van de hogeschool (in samenwerking met de diensten en directies van de algemeen directeur en algemeen beheerder) en volgt de regelgeving rond openbaarheid van bestuur op.
  
  
• Externe samenwerking:
  Je bereidt vergaderingen met externe partners (VLHORA, AUHA, …) voor en zorgt voor een vlotte opvolging en interne verspreiding van informatie uit deze overlegorganen.
  
  
• Ondersteuning van het team Strategische Coördinatie en Kwaliteit:
  Samen met je collega’s werk je aan instructies, procedures, rapportages en verslagen in het kader van strategische planning, organisatiebeheersing en kwaliteitsmanagement. Je werkt actief mee aan de opmaak van beleidsplannen, jaarverslagen en andere strategische documenten. Je bent een kritische meelezer die teksten naleest, en een nauwkeurige verslaggever die zorgt voor heldere en correcte notulen. Zo zorg je ervoor dat alle documenten professioneel en consistent worden opgesteld.

Profiel

• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je houdt van structuur en precisie, maar ook van inhoudelijke uitdaging.
• Je bent niet alleen een organisator, maar ook een kritische meelezer die graag meewerkt aan beleidsmatige documenten.
• Je voelt je thuis in een omgeving waar kwaliteit, transparantie en samenwerking centraal staan.
• Je hebt een sterk ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet hoe je hierin tactvol, loyaal en professioneel opereert.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
• Ervaring in het hoger onderwijs of met bestuursprocessen en beleidsvoorbereiding is een pluspunt.
• Je hebt een grondige kennis van internettoepassingen en grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint en Outlook).
• Je beheerst Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Je beschikt daarnaast over de volgende competenties:

• Organiseren: je werkt planmatig, houdt deadlines in het oog en stuurt proactief bij.
• Integreren: je legt relevante en juiste verbanden tussen diverse inhouden.
• Analyseren: je vertaalt informatie naar heldere adviezen, verslagen en procedures en begrijpt de bestuurlijke impact van beslissingen.
• Beslissen: je neemt tijdig de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie en houdt daarbij rekening met de voor- en nadelen en met de diverse opties die er zijn.
• Nauwkeurig en discreet: je werkt gestructureerd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Adviseren: je geeft gericht advies aan interne en externe stakeholders op basis van je eigen expertise.
• Dienstverlenend optreden: je haalt energie uit het ondersteunen van collega’s en het verbeteren van processen.
• Communicatief sterk en verbindend: je schrijft helder en foutloos, communiceert vlot en bouwt bruggen tussen mensen en teams.
• Samenwerken: je werkt constructief samen op alle niveaus, binnen en buiten de organisatie.
• Organisatiebetrokkenheid: je voelt je persoonlijk verantwoordelijk voor het behalen van de beoogde resultaten.
• Betrouwbaarheid en respect: je handelt consequent en respecteert beleid, procedures en mensen.
• Proactief en flexibel: je denkt vooruit, anticipeert op uitdagingen en blijft kalm onder druk. Deadlines schrikken je niet af.

Aanbod

Onze troeven
- een statutaire aanstelling, met mogelijkheid tot benoeming als ambtenaar.
- een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema B21 tot B32
- 45 vakantiedagen
- flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
- gratis hospitalisatieverzekering
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
- een deeltijdse tewerkstelling (80%) is bespreekbaar

Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 5.1 (barema 592 - B21), salarisschaal 5.2 (barema 584 - B22) van de AP Hogeschool.  

Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring in de private sector en/of als zelfstandige. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. De anciënniteit kan, indien van toepassing en met goedkeuring, nog vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk ‘niet’ vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 100% ten vroegste vanaf 05-02-2026 tot en met 31-08-2026.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).

Solliciteer

Wijze van solliciteren
Tot en met 11-01-2026 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd op campus voor het interview op 29/01/2026 tussen 13:00 en 18:00 uur. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.