Medewerker beleid en organisatie – 100%

Taakomschrijving

De medewerker beleid en organisatie werkt in nauwe samenwerking met het diensthoofd beleid en organisatie binnen het departement Onderwijs en Training (OT) en draagt bij tot een vlot lopend onderwijs. In samenwerking met je collega's verzorg je de administratie en financiële taken binnen het departement. Je volgt bestellingen op, staat in voor communicatie met klanten en verwerkt studenten- en personeelsgegevens in de databanken.

Je staat onder andere in voor:

• Informatiebeheer en administratie
  Je verzamelt gegevens bij collega’s en externe partners en verwerkt deze in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen (zoals Bamaflex en ProCure). Je klasseert en bewaart documenten zowel digitaal als fysiek. Je houdt personeels- en studentendossiers, inclusief financiële gegevens, up-to-date en vult ze aan waar nodig.
• Uitvoering en opvolging van terugkerende taken
  Je staat in voor de uitvoering en opvolging van periodieke taken volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, met respect voor deadlines en de planning van het departement. Je stelt schriftelijke financiële overzichten op en verzorgt de lay-out van diverse documenten en procedures met betrekking tot financiën. Daarnaast plaats je bestellingen van materiaal en diensten en volg je deze nauwgezet op. Je verricht ook opzoekingswerk ter ondersteuning van dossieropbouw, vergaderingen, evenementen of activiteiten.
• Dienstverlening
  Je fungeert als aanspreekpunt voor vragen over de dienstverlening van de financiële administratie van het departement, via e-mail, intranet, website en telefoon. Je verwerkt binnenkomende informatie van collega’s en externen, synthetiseert deze volgens de afgesproken prioriteiten met je leidinggevende, organiseert afspraken en verwijst door indien nodig. Je neemt actief deel aan interne werkgroepen.
• Evenementenondersteuning
  Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen binnen het departement, zoals infomomenten en studiedagen.
• Kwaliteitszorg
  Je draagt bij aan de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de financiële administratie van het departement. Je reflecteert kritisch op je eigen werkwijze en de bestaande processen, en formuleert voorstellen ter verbetering.

Profiel

• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt minstens 10 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie in een hogeschool.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met de softwareprogramma’s BaMaFlex en ProCure.
• Je hebt een grondige kennis van MS Office.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig én functioneert goed binnen een team.
• Je hecht veel belang aan duidelijke communicatie en begeleiding van aankoopaanvragers (lectoren) en studenten, die jouw klanten zijn.
• Je werkt planmatig, nauwkeurig en resultaatgericht.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven

• een statutaire aanstelling met mogelijkheid tot benoeming
• een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema B11 tot B22
• 45 vakantiedagen
• gratis hospitalisatieverzekering
• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
• een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand
• talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen

Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.
Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 100% ten vroegste vanaf 01-01-2026.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt minstens 10 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie in een hogeschool.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met de softwareprogramma’s BaMaFlex en ProCure.

Solliciteer

Wijze van solliciteren
Tot en met 21-11-2025 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.