Administratief medewerker kotwebsecretariaat – 40%

Taakomschrijving

Kotweb is een unieke samenwerking tussen Stad Antwerpen, de Antwerpse hoger onderwijsinstellingen (Universiteit Antwerpen, Karel de Grote Hogeschool, AP Hogeschool, Hogere Zeevaartschool, Instituut voor Tropische Geneeskunde, KU Leuven campus Antwerpen en Thomas More campus Antwerpen) en STAN, het studentenportaal van Antwerpen. Samen werken ze aan kwaliteitsvolle studentenhuisvesting in Antwerpen en zorgen ze voor neutrale informatie voor studenten en verhuurders.

Kotweb omvat een uitgebreide dienstverlening op het gebied van studentenhuisvesting. Via een maandelijks overleg worden de optimalisatie van het platform, cases van huurgeschillen, ontwikkelingen in de wetgeving, evoluties op de huurmarkt, … uitgewerkt met het oog op de scamverbetering van het aanbod en de dienstverlening.

Op Kotweb vinden studenten de grootste database van studentenhuisvesting in Antwerpen, waarin ze gratis kunnen zoeken. Ook biedt de website informatie over kwaliteitseisen, (brand)veiligheidseisen, bemiddeling bij conflicten, brandverzekering, ... Daarnaast zijn ook informatieblokjes en FAQ’s terug te vinden over onderwerpen die gelinkt zijn aan het vinden en bewonen van studentenhuisvesting in Antwerpen: hoe je zoektocht starten, de studentenbuurten, de kostprijs, een veilig kot herkennen, het Vlaamse Woninghuurdecreet  …

Verhuurders kunnen op hun beurt gratis adverteren, informatie rond wetgeving en veiligheid vinden en een gratis modelcontract downloaden.

Kotweb is volledig tweetalig (Nederlands-Engels) met aandacht voor de specifieke noden van internationale studenten (bijvoorbeeld talen die de eigenaar spreekt, mogelijkheid tot korte termijn verhuur, …). De informatieblokjes zijn ook aangepast aan hun noden qua inhoud en volgorde.  
Om de dienstverlening aan (kandidaat-)huurders en verhuurders verder te kunnen garanderen, zal de Kotweb-secretariaatsmedewerker onder andere volgende opdrachten opnemen:

Je staat onder andere in voor:

• Je bent het aanspreekpunt voor (toekomstige) verhuurders.
    o Je garandeert een klantgerichte opvang en goede doorstroming van informatie: je analyseert de binnenkomende (technische en inhoudelijke) vragen met als doel om deze naar de juiste experten (de onderwijsinstellingen, de stad, …) door te verwijzen of zelf op te lossen.
    o Je beantwoordt algemene vragen rond wetgeving, het gebruik van de website, starten met verhuren etc zelf.
    o Je verzekert een efficiënt, vlot en vriendelijk telefoon- en mailverkeer met alle verschillende partijen.
    o Je signaleert problemen aan Kotweb en analyseert veelvoorkomende vragen.
• Je ondersteunt de voorzitter en de leden van Kotweb in de administratieve voorbereiding en –opvolging van de vergaderingen.
    o Je bereidt de periodieke overlegmomenten voor en volgt ze op door een agenda op te stellen, (externe) deelnemers uit te nodigen, verslag te nemen, to-do’s op te volgen
• Je verzamelt en beheert data en informatie
    o Je onderhoudt de informatieve platformen van Kotweb.
    o Je beheert de centrale informatiebundeling en spoort de leden van Kotweb aan om je de nodige informatie te verschaffen.
    o Bij incorrecte of verouderde informatie van eigenaars op de database Kotweb (na klacht of bij proactieve steekproeven) neem je contact op met de eigenaars en bewaak je de rechtzetting van deze informatie.
• Je maakt dossiers op van huurgeschillen met eigenaars met klachten van meerdere studenten van verschillende onderwijsinstellingen.
    o Je zorgt daarbij voor een goede interne informatiedoorstroming en terugkoppeling aan de leden van Kotweb.
• Je bereidt rapporteringen voor: onder andere voor de jaarverslagen van alle betrokken partners vraag je cijfergegevens op.
• Je volgt de budgetten van Kotweb op: in nauwe samenwerking met de voorzitter van Kotweb bewaak je de uitgaves. Je legt deze voor aan de leden van Kotweb en zorgt ervoor dat deze tijdig aan Stuvant bezorgd worden ter goedkeuring.

Profiel

• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je bent zeer sterk in plannen en organiseren.
• Je denkt probleemoplossend.
• Je bent communicatief, assertief, flexibel, nauwgezet, klantvriendelijk, integer en kwaliteitsgericht.
• Je bent samenwerkingsgericht en je werkt graag in opdracht.
• Zelfstandig functioneer je even goed als in team.
• Je kan vlot overweg met MS Office en staat open voor diverse technische platformen (Basecamp).
• Een goede mondelinge en schriftelijke kennis van Engels is nodig.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven
- een statutaire aanstelling als ambtenaar
- een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema C12 tot C22
- 45 vakantiedagen
- flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
- gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding van 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen

 Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen

Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.

 Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 40% ten vroegste vanaf 10-11-2025 tot en met 31-12-2026, met mogelijkheid tot verlenging.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring).

Solliciteer

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord (Lichttoren) - Ellermanstraat 81, 2060 Antwerpen

Wijze van solliciteren
Tot en met 26-10-2025kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.