Medewerker administratie en organisatie – 80%

Taakomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor onderwijs? Wil je een cruciale rol spelen in de ondersteuning van een dynamisch departement binnen een hogeschool? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het departement Onderwijs en Training zoekt een medewerker die autonoom administratieve, organisatorische en inhoudelijke opdrachten kan uitvoeren. Je houdt daarbij rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en de wetgeving. Op deze manier zorg je mee voor een vlotte administratieve werking van het departement en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Je zorgt er samen met je collega’s voor dat alles op rolletjes loopt en biedt ondersteuning aan zowel docenten als studenten. Je takenpakket is divers en uitdagend, en geen dag is hetzelfde!

Deze vacature is een tijdelijke vervanging voor twee van onze collega's die momenteel met zwangerschapsverlof zijn. We zoeken iemand die hun taken gedurende deze periode kan overnemen en ons team kan ondersteunen.

De functie staat open voor een tewerkstelling van 80%, maar we staan ook open voor een alternatieve invulling waarbij het volume wordt opgesplitst en bijvoorbeeld twee kandidaten elk aan 40% worden aangeworven. Laat bij jouw sollicitatie zeker weten waar jouw voorkeur qua percentage naar uitgaat.

Je staat onder andere in voor:
• De verwerking van administratieve taken m.b.t. te behandelen dossiers, rekening houdend met geldende afspraken, deadlines, procedures en wet- en regelgeving. Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie en verslaggeving bij de wekelijkse departementale stafvergaderingen en andere overlegorganen (bijv. opleidingsraden, werkveldcommissies, netwerkoverleg).
• Het verwerken van gegevens in de daarvoor voorziene databanken en ICT-platformen ( bijv. intranet). Je rapporteert en koppelt relevante informatie terug aan betrokken belanghebbenden, intern en extern. Je maakt dossiers inzake Interne Beroepsprocedures door studenten op en volgt deze proactief op. Je documenteert en actualiseert ook procedures.
• Het beheren van agenda’s en afspraken van het departement.
• De opvolging van dossiers waarbij je steeds op zoek gaat naar een oplossing voor praktische problemen, om zo een optimale dienstverlening aan te bieden. Je organiseert interne en externe infomomenten (soms ’s avonds of tijdens specifieke weekends).
• Het verzorgen van correspondentie en communicatie met studenten en externe partijen.
• De praktische organisatie van examens (voorbereiding, opvolging, evaluatie en optimalisatie van het proces).
• Het signaleren en bespreken van complexe dossiers met jouw direct leidinggevende, het diensthoofd Beleid en Organisatie. Je verzorgt ook de communicatie naar collega's, studenten en externen, en bezorgt hen de nodige documenten.
• De organisatie van events van bij de planning tot en met de uitvoering en evaluatie. Deze events hebben een (inter)nationaal karakter en jij bent daarbij het aanspreekpunt en de coördinator.
• Het uitdragen van kwaliteitsvol handelen, om de administratieve werklast te verlichten en de efficiëntie te verhogen. Je bent kritisch t.o.v. je eigen werkwijze en formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen. 
• Het volgen van evoluties en ontwikkelingen, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving. Je wisselt ervaringen uit met collega's, neemt deel aan opleidingen en volgt de wet- en regelgeving op.

Profiel

• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie. Een zeer grondige kennis van MS Office, in het bijzonder Excel, is vereist.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt je vlot uitdrukken in het Engels; dit is een meerwaarde.
• Je werkt proactief en hebt een oplossingsgerichte instelling.
• Je kunt zowel zelfstandig als in een team werken en besteedt zorg aan het werken met externe partners.
• Je werkt planmatig, klantgericht en resultaatgericht.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven
- een statutaire aanstelling als ambtenaar
- een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema B11 tot B22
- een mooi aantal vakantiedagen
- flexibele werktijden en de mogelijkheid om van thuis te werken
- gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding van 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen 

Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.

Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk ‘niet’ vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 80% ten vroegste vanaf 13-10-2025 tot en met 30-06-2026 of bij terugkeer van de titularis. 

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).

Solliciteer

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord - Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen

Wijze van solliciteren
Tot en met 28-09-2025 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma. 

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.