Administratief medewerker directie Financiën – 80%

Taakomschrijving

Als administratief medewerker ondersteunt je de directeur Financiën en de stafmedewerker Verzekeringen door het autonoom uitvoeren van administratief ondersteunende opdrachten. Hierbij hou je rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening van de directie Financiën.

Je staat onder andere in voor:

• de aanvragen en vernieuwing van abonnementen voor openbaar vervoer. Je houdt de gegevens bij over de abonnementen en je vervolledigt deze waar nodig. Je bent inzake woon-werkverkeer de interne contactpersoon en hebt hierover ook contacten met de Lijn en de NMBS.
• het organiseren van de administratie rond andere mobiliteitsvraagstukken van de hogeschool, zoals dienstverplaatsingen via NMBS of Cambio. Hiervoor heb je nauw contact met de interne contactpersonen die verantwoordelijk zijn voor de registratie van de mobiliteiten alsook met de aanbieders.
• het bijhouden van de lijsten voor de verzekering buitenlandse reizen en dit in samenwerking met de collega’s van het International Office van AP Hogeschool.
• het administreren van de aansluitingen hospitalisatieverzekering en het bewaken van het overzicht van de aansluitingen zodat de facturen van de verzekeraar kunnen nagekeken worden. Daarnaast sta je ook in voor het beantwoorden van inhoudelijke vragen van personeel met betrekking tot de hospitalisatieverzekering. Dit laatste gebeurt in nauwe samenwerking met de stafmedewerker Verzekeringen.
• agendabeheer voor de directeur Financiën en organiseren van diverse vergaderingen.
• verslag nemen bij vergaderingen, dit uitwerken en instaan voor de lay-out van allerhande documenten.
• het beantwoorden en doorverwijzen van inkomende vragen via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon, ...) over verzekeringen en mobiliteiten (woonwerkverkeer of dienstverplaatsingen openbaar vervoer).
• het up-to-date houden van het intranet inzake mobiliteiten (woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen via NMBS of Cambio) en verzekeringen.

Profiel

• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je hebt ervaring in verslaggeving en in het opvolgen van administratieve dossiers.
• Je bent proactief.
• Je hebt ervaring met Excel, Word en Powerpoint.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven
- een statutaire aanstelling als ambtenaar
- een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema C12 tot C22
- 45 vakantiedagen
- flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
- gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding van 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen

Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen

Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.

 Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk ‘niet’ vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 80% ten vroegste vanaf 01-09-2025 tot en met 31-08-2026 of bij terugkeer van de titularis.

Deze aanstelling is onder voorbehoud van definitieve goedkeuring van de financiële krijtlijnen m.b.t. de begroting en de personeelsformatie voor de betrokken periode. 

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring).

Solliciteer

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen

Wijze van solliciteren
Tot en met 10-08-2025 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.