Medewerker administratie studentenvoorzieningen – 100%

Taakomschrijving

Onder leiding van het diensthoofd Studentenvoorzieningen en de directeur van het Student Center voer je autonoom administratieve en inhoudelijke opdrachten uit binnen de studentenvoorzieningen en het Student Center. Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures, richtlijnen en regelgeving. Je zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening naar de studenten van de AP Hogeschool en voor een vlotte en professionele samenwerking met de andere diensten en personeelsleden van de hogeschool.

Je staat onder andere in voor:
• de invoer van gegevens in ICT-platformen en opvolgingssystemen, zowel digitaal als fysiek. Je houdt dossiers en gegevens bij, vult ze aan en klasseert. Hierbij heb je steeds respect voor de privacy van studenten en collega's. 
• de schriftelijke communicatie, waaronder het nemen en uitwerken van verslagen. 
• het beantwoorden van recurrente vragen m.b.t. de werking van de studentenvoorzieningen via verschillende communicatiekanalen (mail, telefoon, onthaal). Je ontvangt bezoekers, geeft informatie door aan collega's, maakt afspraken en verwijst door indien nodig. 
• de optimalisatie van (digitale) aanvragen om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten binnen de studentenvoorzieningen te verhogen. 
• de optimalisatie van administratieve documenten en draaiboeken voor de bredere werking van STUVO en het Student Center.
• het opmaken van bestelbonnen in het boekhoudsysteem en de verdere opvolging van de leveringen.
• het verwerken en beheersen van de inkomende mailstroom. Je helpt de vragen te categoriseren per type, beantwoordt waar mogelijk of verwijst door.
• je springt minstens één keer per week bij aan het onthaal. Bij drukte of in nood zal je eveneens ingezet worden aan het onthaal.  

Profiel

• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie. 
• Je beschikt over een sterke kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams). 
• Een affiniteit of ervaring met talen (Nederlands en Engels) is een pluspunt. 
• Je bent klantgericht en kan werken met een divers publiek. 
• Je bent erg nauwkeurig, oplossingsgericht en efficiënt. Je kan je werk goed organiseren, volgens vooropgestelde prioriteitsbepalingen. 
• Je bent zeer discreet en communicatief. Ook ben je sociaal ingesteld en je bouwt een vertrouwensrelatie uit op een professionele manier. 
• Je kan zowel zelfstandig, als in team werken. 
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven
- een loon in functie van je kennis en ervaring
- een mooi aantal vakantiedagen
- flexibele werktijden en de mogelijkheid om van thuis te werken
- gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding vanaf 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
- een deeltijdse tewerkstelling is bespreekbaar

Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen

Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.

 Je wordt contractueel (bepaalde duur) tewerkgesteld voor 100% ten vroegste vanaf 18-08-2025 tot en met 31-12-2025. 

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring), bij voorkeur in een administratieve richting, maatschappelijk werk of humane wetenschappen. 

Solliciteer

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord (Lichttoren) - Ellermanstraat 81, 2060 Antwerpen

Wijze van solliciteren
Tot en met 11-05-2025 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.